数据备份是数据维护的重要环节。根据电子文件归档的相关要求，数字文件应制作成三套备份，一套用于存储，一套用于参考利用，一套用于异地保存。另外，归档软件的数据库不仅要备份，还要检查备份的数据库是否可以恢复。公司部分技术人员来我馆进行技术服务，部分数据因操作失误丢失。笔者尝试恢复最近备份的数据库，却发现无法恢复，给了我深刻的教训和启示。在备份数据库时，我们必须检查数据库是否可以同时恢复。2.加强档案信息安全体系建设。我们图书馆使用的易科档案系统有两个在线版本，一个是3.2版，另一个是2008升级版。3.2版本已经在学校各个部门广泛使用。仅限于档案目录的录入和查询，服务器托管在学校网络中心；2008版与数字化的本科学籍档案链接，由于之前海量存储服务器不到位，只能在我馆内网使用。现在服务器已经到位，我们图书馆一直在讨论的档案信息安全问题就显得尤为突出。2008版易科档案管理系统能否在校园网上使用，如何在保证数据库安全的同时方便用户使用，给我们带来了很大的困扰。同时，也要求我们始终把档案信息安全放在突出位置，加强系统的监控、防病毒和反病毒功能，确保管理系统数据的安全可靠，防止档案信息被泄露、泄露和丢失。4.纸质档案数字化处理后需要解决的问题纸质档案数字化处理的目的是为了方便查询和利用。目前，我馆已将数字化处理后的学籍档案成功链接至易科档案管理系统，通过查找档案信息项可查到学籍档案全文。但同时也存在一个缺点:不能直接进行全文检索。扫描后，扫描的数字文件会生成不可更改的PDF文件。批量链接到文件管理系统后，能直接准确的搜索全文吗？通过网络归档的电子文件批量链接到档案管理系统后，能否直接准确地进行检索？这些都是我们今后必须面对和研究的问题。虽然OCR字符识别系统已经出现，但其识别率与图像文件的分辨率、字符与背景的对比度、图像格式等要求有关。早期很难通过OCR准确识别纸质文件，所以非常希望有一个识别率高的OCR系统，对图像文件质量的依赖越低越好。微观而言，档案信息网站建设是信息化建设的重要组成部分，是一项高投入的工程，涉及中央和地方政府的巨大资金、人力和物力。如果最终忽略了耗资巨大建设的档案信息网站，将无法创造社会和经济价值，这将是档案信息网站建设的最大悲哀。如何用好有限的资金，为社会创造无限的价值，是档案工作者一项艰巨的任务。因此，现实要求档案工作者不要孤立地看待档案信息网站建设，要学会从网络经济学的角度全面考虑档案信息网站建设中的各个环节，包括市场定位、建设方式、服务理念、信息服务方式等。首先，公众准确的市场定位对一个成功的经济行为起着非常重要的作用。马云的阿里巴巴给了我们很好的启示。他瞄准的是中国的中小企业，也就是他希望阿里巴巴成为中国中小企业的电商交易平台。在这种定位下，阿里巴巴在中国电子商务不成熟的环境下发展，成功成为中国电子商务发展的领头羊。在档案信息网站建设中，市场定位也非常重要。档案给人的普遍印象是不可思议和搁置。人们往往把档案与政治联系在一起，却忽视了许多与自身发展密切相关的珍贵的经济、科研和科技档案。遗憾的是，这一信息没有得到应有的重视、开发和利用。随着信息和网络时代的到来，流行比稀有更重要，因为大量的副本可以在网络上自由流通，产生价值的是流行信息而不是稀有信息，档案信息不能再高挂。档案信息网站定位于普通民众，向民众介绍档案信息，为普通民众提供更方便、更快捷、更优质的服务，让公民有平等的机会使用档案信息。而且，档案信息网站的建设要贴近发展中的人，就像马云要求阿里巴巴的技术人员让技术隐形一样，他们提供的服务让一个不擅长网络和电脑的人不用学习也能顺利使用。二是联合开发档案网站建设中有一个昂贵而重要的项目——档案信息数字化。以美国国家广播档案馆为例，图书馆利用馆藏优势，积极争取档案数字化。这样，当委托人提出数字化要求时，他必须承担档案数字化的费用，然后以合同的形式规定这些数字化的档案信息可以提供给委托人以外的人使用，并在网站上发布。当其他用户使用这些档案信息时，他们应该向档案和客户提供一定的预数字费用。共同发展的道路使网络经济的另一个规律得以实现--大规模定制。与传统经济不同，在网络经济中，大规模量身定制并不意味着昂贵和特权。任何特殊的信息服务都面临着一个全球性的潜在市场。对整个世界来说，所有的专业都不再特别，而只是例行公事。最重要的是，随着网络的扩大，组装这个全球市场的成本正在迅速降低。美国国家广播档案馆为一家美国公司量身定制的大量数字信息可能会在下一分钟被远在大洋彼岸的亚洲人使用。这种档案网站建设方式的联合开发，丰富了档案网站的信息内容，减轻了档案机构数字化处理的负担，方便全球用户使用。第三，免费服务的概念当资源变得丰富时，慷慨可以孕育财富。免费服务体现了网络经济学的一个原理，即免费服务比利润更重要。在网络经济学中，追求免费，吸引人们的注意力，唯一真正的稀有资源，并提前满足不可避免的价格下降。人们关注的是流行，信息的爆炸式发展面临着人们有限的关注，这是网络经济最稀缺的资源。淘宝发展之初，阿里巴巴实现了从传统经济的稀有资源向网络经济的稀有资源的转变，因此采取了免费政策，这使得阿里巴巴占据了中国至少一半以上的C2C市场份额，为淘宝占领并基本垄断所有C2C市场奠定了基础。由此可见，自由政策是一个非常明智的选择。档案信息网站建设与其他领域网站建设有一个本质区别，即档案信息网站建设的初衷是更广泛地提供档案信息服务，其目的是向全社会介绍档案和档案工作，展示档案事业的发展成果。简而言之，目前世界上绝大多数档案信息网站都是以信息服务和发展档案事业为目的，是非营利性的网络服务，更不用说雇佣军服务了。在档案领域，吸引注意力是为了吸引人们对档案的关注，提高社会档案意识，提高档案工作和档案事业在国民生活中的地位。美国大力倡导档案信息资源免费服务，他们的档案利用理念是档案是社会财富，人人都有使用权。这一概念也被明确写入法律条文。美国国家档案和文献办公室的网站信息服务是免费的，对于拷贝和分发等消耗公共资源的服务只收取很少的费用。美国档案信息网站的免费服务不是对未来的自我毁灭，也不是一种忠诚的行为。因为美国档案服务机构的资金来源与用户数量挂钩，所以他们尽最大努力吸引来自世界各地的用户，以便更好地发展自己。因此，美国档案信息网站在互联网上发布人们关心的、贴近公众的档案信息。比如家谱档案的建立，热门电影相关档案的栏目设置，都拉了档案与市民的距离。美国人在查找相关信息时，首先会想到档案信息网站，这样用户就可以免费获得高质量的信息。不仅如此，美国的档案网站和免费政策也吸引了外国用户。2002年，中国历史博物馆花费20万美元(复制成本)从美国国家档案馆复制了11000张二战期间中国大陆的航拍照片。这次返回事件的原因是美国国家档案馆网站上发布的信息。从国外著名档案信息网站的例子可以看出，免费档案信息服务给档案事业带来了无限的发展空。然而，在中国，档案机构曾经普遍持有有偿服务的思想，认为只有有偿服务才能体现档案的价值。比如笔者曾经在某区的档案调查中看到，档案的利用不仅收费，而且成本也不低。发档案证费用10元/份，学历证更高。使用土地证的费用是。元，打印和复印费用分开计算，各种费用加在一起，让很多文件用户望而却步。四.档案信息资源整合网络经济有一个基本原则——纵向整合。根据该理论，通过垂直整合，可以迫使客户学习使用深度专业知识，而无需深入知识链的每个环节。集成知识链相当于一个整体商品，是从深层次知识向公共需求层面转变的商品。这样可以降低整体占用成本。档案信息网站也需要提供综合知识来满足公众的需求。美国国家档案和文献管理局网站提供的数字教室栏目是整合信息后推出的服务。所谓数字教室，就是在网络上提供教育教学的虚拟教室。美国档案工作者与教育工作者密切合作20多年，广泛收集各学科在教育教学过程中形成的教学大纲、课件、视频和珍贵的参考资料，并利用这些资料开设课程，供公众分门别类使用。数字教室每个月都有成千上万的师生到访，很多教育工作者、研究人员和学生都可以通过数字教室获得全面、完整、真实的学习资料。这项服务受到广大市民的广泛好评，并于1997年被评为人文学科最佳教育网站之一。在澳大利亚等国家档案馆的网站上也设立了类似的服务专栏。加拿大国家档案馆是加拿大唯一的中央级档案馆。从其家谱档案的首页来看，也体现了档案信息整合的服务模式。家谱档案为家庭成员提供出生证明、死亡记录、婚姻记录、离婚记录等信息，是欧美国家利用率较高的特色档案。家谱档案的建立不仅方便了人们获取家谱信息，也拉近了档案与普通人的距离。在我国，档案信息网站提供的信息大多没有整合，但少数整合后的档案信息没有形成规模，不贴近公众，缺乏整合档案的专题或特殊类别，增加了用户获取相关档案信息的难度，增加了档案信息利用的无形成本。因此，在我国建设档案信息网站时，应拓宽思路，科学整合档案信息，为用户服务。档案信息网站建设的目的并不局限于建设完善有效的具体物理网络，而是通过档案信息网站这一有形网络的建设，形成全社会广泛档案用户的无形网络。为了更好地实现上述目标，网络经济学告诉我们，档案信息网站应秉持免费服务理念，定位于服务公众，通过有效整合档案信息，走联合开发建设之路，传承和发扬档案机构传播知识、传承文明的光荣使命。
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